dénonciation d'une faute professionnelle .

les étapes à suivre

Objet
La procédure pour la dénonciation d'une faute professionnelle (Misconduct Reporting Procedure) indique les étapes à suivre si vous suspectez ou si vous avez la preuve qu'une faute grave a été commise au sein ou à l’égard du Groupe Randstad.Applicabilité
Cette politique s’applique à toutes les sociétés du groupe Randstad.

Statut
Cette procédure remplace le « Randstad Integrity Code » du 1er novembre 2005. Afin de faciliter l'assimilation de ces nouvelles règles, les passages superflus ou redondants ont été supprimés et la mise en page ainsi que la terminologie - y compris le titre - ont été améliorées.

Définitions

Groupe Randstad
Randstad Holding nv et/ou une de ses filiales.

Plaignant
Toute personne, faisant ou non partie du Groupe Randstad, qui soumet - de bonne foi - une plainte, une dénonciation ou ses préoccupations au sujet d'une faute commise au sein ou à l’égard du Groupe Randstad.

Code de déontologie professionnelle (Business Principles)
Value policies
Governance

Agent local de l’intégrité (Local Integrity Officer) 
Toute société et/ou filiale - y compris Randstad Holding sa- du Groupe Randstad a son propre agent local de l’intégrité (Local Integrity Officer).

La fonction d’agent local de l’intégrité (Local Integrity Officer) peut être exercée par un employé de Randstad ou par une partie externe; il appartient au directeur général concerné de décider ce qui convient le mieux.

Agent central de l’intégrité (Central Integrity Officer)
L’agent central de l’intégrité (Central Integrity Officer) est nommé par le Conseil d’Administration de Randstad Holding, et il reçoit et examine les allégations de faute commise par l'équipe dirigeante d'une société et/ou d'une filiale. Il reçoit périodiquement des rapports établis par les agents locaux de l’intégrité (Local Integrity Officers), et soumet des rapports : trimestriel au Conseil d’Administration, annuel pour le Comité d'Audit du Conseil de surveillance.

Politique et documents y afférents
La procédure pour la dénonciation d’une faute professionnelle (Misconduct Reporting Procedure)

Adhésion à nos valeurs fondamentales
Étant une organisation internationale axée sur l'excellence de ses prestations dans le monde entier, le Groupe Randstad attend de tous les employés et sociétés du groupe une conduite constamment conforme à son Code de déontologie professionnelle. Ceci signifie agir selon une éthique, avec intégrité et en accord avec les politiques et procédures de Randstad et avec toutes les lois et réglementations applicables. Nous attendons de nos employés qu'ils contribuent à maintenir l'excellente réputation de Randstad en adhérant aux principes ambitieux que nos valeurs fondamentales expriment : connaître, servir et faire confiance, la promotion simultanée de tous les intérêts et la recherche de la perfection. Dans le cadre de notre culture de la transparence et de la responsabilité, nous encourageons toutes les parties prenantes à signaler tout incident, toute situation et tout fait où une conduite n'a de toute évidence pas respecté ces valeurs. 

Pour faciliter la notification des faits concernant une faute grave commise au sein du Groupe Randstad, nous avons mis en place des canaux spécifiques, utilisant soit les mécanismes locaux existants dans la filiale soit la procédure du Groupe Randstad pour les dénonciations (voir paragraphe 2, Dénonciation d'une faute, ci-après). Tous les faits communiqués suivant les procédures officielles seront traitées de façon strictement confidentielle (sauf pour les besoins d’une enquête et d'une éventuelle action) et l'employé soumettant de bonne foi une plainte sera assuré de n'encourir aucune mesure de représailles. 

La procédure pour la dénonciation d'une faute professionnelle (Misconduct Reporting Procedure) indique les étapes à suivre si vous suspectez ou si vous avez des preuves qu'une faute grave a été commise au sein ou à l’égard du Groupe Randstad. Ces fautes sont, entre autres, des faits importants tels que ceux indiqués ci-après: 

infractions aux principes des Droites de l’Homme;
infractions au Code de déonthologie professionnelle de Randstad;
infractions aux politiques et procédures de Randstad;
infractions pénales;
manquements aux obligations légales ou réglementaires;
faute personnelle ou conduite irrespectueuse;
manquements aux règles sur la santé et sécurité.
Le Conseil d’Administration de Randstad Holding assume l'entière responsabilité de la procédure pour la dénonciation d'une faute professionnelle et de son application. Tous les managers du Groupe Randstad ont un devoir spécifique de la faire respecter dans leurs entités. 

Dénonciation d’une faute
Toute personne ayant des raisons valables de suspecter une faute ou s’il en a été le témoin doit la dénoncer. Les parties prenantes sont encouragées, en premier lieu, à communiquer les faits en utilisant les procédures régulières (locales) pour les dénonciations, par le biais de la direction locale ou par les intermédiaires locaux tels que les personnes désignées pour recevoir ce type de confidences, les bureaux de réclamations, etc. En général, en faire part au management est la méthode conseillée et la plus rapide; c'est également le meilleur moyen d'assurer un bon environnement de travail transparent partout dans le Groupe Randstad. 

La procédure pour la dénonciation d'une faute professionnelle ne doit pas être utilisée pour éviter les procédures de communication habituelles. Elle est prévue uniquement pour les cas où les moyens locaux risqueraient de ne pas être adéquats ou efficaces et doit être considérée comme un dernier recours.

Les dénonciations peuvent être introduites en utilisant les moyens spécifiques du Groupe Randstad, à savoir une ligne téléphonique, accessible gratuitement 24h sur 24, et  une page web sécurisée. Les deux dispositifs sont gérés par un fournisseur externe indépendant. Reportez-vous à l'annexe, si vous désirez des informations de contact complètes et des instructions pour l'utilisation. Les dénonciations peuvent être effectuées de façon anonyme, mais Randstad vous encourage à révéler votre identité, afin de faciliter l'enquête.

Afin de réduire les déclarations douteuses et mensongères et de protéger les données personnelles, le Conseil d’Administration de Randstad Holding n'examine pas les dénonciations anonymes qui lui parviennent par d'autres voies.

Par ailleurs, les employés doivent savoir qu’à moins d'une requête particulière ou d'une loi applicable l'autorisant, la dénonciation d'une faute par des voies externes - sans avoir d'abord utilisé les procédures internes - peut constituer une violation des obligations contractuelles ou de confidentialité auxquelles ils sont tenus à l'égard du Groupe Randstad. Le manquement à ces obligations peut aboutir à une action disciplinaire.

Traitement d’une dénonciation
Les dénonciations reçues par le biais du dispositif du Groupe Randstad sont transmises à l’agent local de l’intégrité (Local Integrity Officer) du pays ou de la société en question. En règle générale, une copie est également envoyée à l'agent central d’intégrité (Central Integrity Officer) de Randstad Holding.

L'agent local d’intégrité (Local Integrity Officer) s'assure que tous les cas reportés sont examinés et traités de façon légale et dans les meilleurs délais, dans le respect total des droits de tous les individus concernés. Dans certaines circonstances, les cas dénoncés peuvent être reportés à un représentant local de la direction qui les prendra en main. Les mêmes pratiques relatives à l'anonymat et à l'absence de mesures de représailles y seront appliquées. 

L'agent local d’intégrité (Local Integrity Officer) peut décider de ne pas examiner une dénonciation si:   

Il n’y a pas d’informations suffisantes pour mener une enquête correctement et s’il est impossible d’en obtenir d’autres;
Il apparaît qu’elle n’a pas été effectuée de bonne foi.
L'agent local d’intégrité (Local Integrity Officer) confirmera avoir reçu une dénonciation au plaignant dans un délai de 5 jours ouvrables. Dans la mesure du possible, le plaignant sera tenu informé de l'état d'avancement de l'enquête. Toutefois, pour des raisons de confidentialité, on peut décider de ne pas faire part de certains détails de l'enquête ou des actions entreprises.
Si une dénonciation doit être soumise selon les procédures régulières (locales) plutôt que par celles du Groupe Randstad, l'agent local d’intégrité (Local Integrity Officer) indiquera au plaignant les méthodes applicables (locales).

Si la faute dénoncée implique l'équipe dirigeante d'un siège local dans un pays et/ou d'une filiale, l'agent local d’intégrité (Local Integrity Officer) redirigera la plainte vers l'agent central d’intégrité (Central Integrity Officer). Celui-ci peut aviser la direction locale et il informera le membre du directoire et/ou du Conseil de surveillance de Randstad Holding concerné. Ou bien il décidera de faire appel au Comité d'audit du Conseil de surveillance de Randstad Holding.

Les plaintes au sujet d'un membre ou des membres du Conseil d’Administration ou du Conseil de surveillance de Randstad Holding seront traitées par l'agent local d’intégrité (Local Integrity Officer) de Randstad Holding.

Une action corrective appropriée sera rapidement prise quand et si la personne ou l'entité chargée de l'enquête le jugera bon. 

Randstad compte sur les responsables à tous les niveaux du Groupe Randstad pour traiter toutes les dénonciations de faute avec sérieux et discrétion et pour agir rapidement sans appliquer de mesures de représailles contre le plaignant. La direction doit participer pleinement à toute enquête sur une faute dénoncée. 

Dénonciation de mauvaise foi
Le Groupe Randstad considère la dénonciation d'allégations faites de mauvaise foi très grave. Toute déclaration faite de mauvaise foi par un employé sera considérée comme  une grave infraction au Code de déontologie professionnelle. Le Groupe Randstad peut, si nécessaire, entreprendre des actions contre tout plaignant qui fait consciemment une accusation mensongère ou agit à des fins malveillantes. Ces mesures peuvent consister en une action disciplinaire, susceptible d’entraîner un licenciement.

Protection, droits et devoirs du plaignant
L'identité de tous les plaignants sera protégée dans toute la mesure du possible et aucune mesure de représailles ne sera tolérée à l'encontre des plaignants agissant de bonne foi. Notamment, le Groupe Randstad ne prendra aucune mesure - renvoi, rétrogradation, suspension, menace, harcèlement ou autre discrimination - contre un employé dont les actions entreprises pour dénoncer une faute sont faites de bonne foi et légales ou qui sont protégées par une loi en vigueur. Toute perception de représailles doit être immédiatement notifiée à l'agent central d’intégrité (Central Integrity Officer).

Effectuer une dénonciation n'évite pas automatiquement l'action disciplinaire aux plaignants qui ont participé à la faute indiquée. 

Si le suivi d'une plainte ou le résultat d'une enquête ne satisfait pas le plaignant, il peut poursuivre sa plainte par les voies appropriées.  Lorsqu’il dépose une plainte, le plaignant doit continuer à respecter toutes les obligations ayant trait à la confidentialité. Il devra donc éviter toute forme de publicité, interne ou externe, à moins que cela ne constitue une infraction à la loi locale si elle exige ou autorise que la dénonciation soit effectuée directement à l'autorité compétente.

Protection et droits de l’accusé
En principe, lorsqu'une personne fait l'objet d'une enquête suite à une dénonciation effectuée via cette procédure, elle en sera notifiée. Normalement, Randstad avisera cette personne au plus tard dans les 5 jours ouvrables qui suivent. Cette période peut être prolongée s'il existe un risque de destruction des preuves et/ou d'obstruction de l'enquête.

Toute personne faisant l'objet d'une enquête a le droit de répondre aux allégations et de faire appel de toute conclusion ou décision défavorable. 

Protection des données, vie privée et confidentialité
Toutes les lois et réglementations pertinentes sur la protection des données personnelles devront être respectées en cas de plainte ou d'enquête, y compris le droit d'accéder aux données, de les corriger ou de les supprimer. 

Toutes les données personnelles liées à des dossiers de plaintes seront maintenues strictement confidentielles, et la vie privée du plaignant et de la personne sous enquête sera protégée, dans la mesure autorisée par la loi et en fonction des besoins de l'enquête et, si nécessaire, de l'action appropriée à appliquer. 

Amendements
Le Conseil d’Administration de Randstad Holding, après avoir consulté le Comité d'Audit, peut modifier cette politique à tout moment en respectant lois et réglementations en vigueur, et demandera, si nécessaire l'avis de la Randstad European Platform et des comités d'entreprise concernés.

Diemen, Pays-Bas
Juillet 2009

 

Instructions pour l’utilisation de l’assistance téléphonique

Ligne gratuite (numéro accessible 24h/24: 800 21048 – Code d’accès: 42108)

 

Le plaignant compose le numéro de téléphone gratuit; l'appel est reçu par un système de répondeur vocal. Le plaignant reçoit un numéro d’identification après avoir effectué la dénonciation. Le fournisseur externe envoie ensuite une transcription mot à mot de l'enregistrement à l'agent local d’intégrité (Local Integrity Officer) du siège local/ou de la filiale en question. 
Pour protéger l'anonymat de l'appelant, c’est le fournisseur externe qui conserve l’enregistrement et celui-ci est détruit dès que l'agent local d’intégrité (Local Integrity Officer) accuse réception de la transcription. 
Grâce au numéro d’identification, l'agent local d’intégrité (Local Integrity Officer) peut laisser un message de réponse au plaignant pour signifier qu’il a bien reçu la plainte et, si besoin est, poser des questions de vérification ou notifier une conclusion. Après la première plainte, l'agent local d’intégrité (Local Integrity Officer) postera une réponse dans un délai maximum de cinq jours ouvrables.
Le plaignant peut rappeler en utilisant le numéro d’identification et entendre la réponse de l'agent local d’intégrité (Local Integrity Officer). Le plaignant peut choisir de répondre aux questions immédiatement ou plus tard.
 

Formulaire de plainte en ligne (Code d’accès: 42108)

 

Le plaignant laisse un message sur la page web prévue à cet effet et reçoit un numéro d’identification spécifique. Le fournisseur externe traduit le message et envoie la traduction plus une copie du message retranscrit à l'agent local d’intégrité (Local Integrity Officer) du siège du pays ou de la filiale en question.
Grâce au numéro d’identification, l'agent local d’intégrité (Local Integrity Officer) peut laisser un message au plaignant pour signifier qu’il a bien reçu la plainte et, si besoin est, poser des questions de vérification ou notifier une conclusion. Après la première plainte, l'agent local d’intégrité (Local Integrity Officer) se chargera de poster une réponse dans un délai maximum de cinq jours ouvrables.
Le plaignant peut à nouveau se connecter en utilisant le numéro d’identification et pourra lire la réponse de l'agent local d’intégrité (Local Integrity Officer). Le plaignant peut choisir de répondre aux questions immédiatement ou plus tard.

Integrity Officer de Randstad Luxembourg: Luc Feipel