De nombreux employeurs utilisent un processus de vérification des antécédents ou des références au cours des phases d'embauche, mais beaucoup sous-estiment encore la plus-value de ce puissant outil de recrutement. La vérification des références consiste à interroger les collègues et responsables actuels et anciens d'un candidat pour en savoir plus sur ses compétences, ses aptitudes et ses expériences.
En réalité, lorsqu'elle est bien menée, la vérification de références peut permettre à votre entreprise de mieux évaluer les compétences professionnelles du candidat et de déterminer s'il correspond à la culture de l'entreprise.
Il est toutefois important de comprendre que la manière dont vous menez le processus de vérification de références peut avoir une incidence sur sa qualité. Par exemple, une vérification de références effectuée rapidement et sans plan précis est susceptible de donner des résultats limités. En revanche, une vérification de références réfléchie peut fournir les informations nécessaires pour prendre des décisions d'embauche judicieuses.
C'est pourquoi il est essentiel d'élaborer un processus complet de vérification de références pour obtenir les informations dont vous avez besoin.
une prise de référence bien menée peut vous donner des informations essentielles sur un candidat
les étapes de la vérification de références
Il est important de garder à l'esprit quelques bonnes pratiques, telles que :
se préparer à l'avance
Il ne faut jamais effectuer une vérification des références sans préparation. Cette pratique peut donner lieu à des commentaires confus ou non pertinents, ainsi qu'à d'éventuels problèmes de conformité. Prenez plutôt le temps de vous préparer avant d'appeler ou d'envoyer un e-mail à une référence.
Commencez par demander l'avis des personnes qui, au sein de votre organisation, ont participé à l'entretien avec le candidat. Demandez-leur de vous indiquer les domaines relatifs au candidat sur lesquels ils souhaitent obtenir davantage d'informations ou de vous faire part de leurs préoccupations concernant le candidat ou ses compétences.
Prenez ensuite le temps de relire le CV du candidat, sa candidature, sa lettre de motivation, vos notes d'entretien et toute autre information pertinente afin de vous rafraîchir la mémoire. Vous devez également déterminer l'objectif de la vérification des références. Votre principal objectif est-il de vérifier les compétences du candidat, de déterminer s'il est apte à occuper le poste ou de vous assurer qu'il n'y a pas de problèmes sous-jacents avec le candidat ? En comprenant votre objectif principal, vous pouvez vous concentrer sur les questions qui vous permettront d'obtenir les résultats dont vous avez besoin.
informer les candidats
Veillez à informer le candidat que vous allez vérifier ses références. Vous devez également vérifier auprès de vos équipes juridiques et de protection des données si le consentement explicite de chaque candidat est nécessaire avant de contacter un référent. Assurez-vous également de bien comprendre quelles informations sur les candidats vous pouvez ou ne pouvez pas collecter et comment gérer ces données par la suite.
s'en tenir aux questions ouvertes
Les questions ouvertes sont les plus adaptées au processus de vérification de références, car elles laissent à la personne concernée une plus grande liberté pour répondre aux questions. En revanche, les questions fermées qui n'appellent qu'une réponse d'un mot ou d'une phrase ont peu de chances de fournir les informations précieuses que vous recherchez. Si certaines questions fermées sont acceptables, en particulier au début et à la fin de la conversation, la plupart de vos questions doivent permettre à la personne interrogée de fournir autant d'informations qu'elle le souhaite.
Par exemple :
- Quelles étaient les principales responsabilités du candidat dans son poste ?
- Comment le candidat a-t-il géré les conflits au travail ?
- Quelles sont, selon vous, les principales forces et faiblesses du candidat ?
ne pas faire de suppositions
Lorsque vous vérifiez les références, vous devez toujours vous en tenir aux faits en demandant à la personne concernée d'étayer ses opinions par des faits. Par exemple, si la personne de référence déclare qu'elle pense que le candidat serait un bon candidat pour le poste, poursuivez cette réponse par une question secondaire demandant quelles sont les compétences spécifiques qui feraient du candidat un bon candidat.
En outre, n'interprétez pas trop l'attitude ou le ton de la personne citée en référence. Sans la connaître personnellement, il est impossible de déterminer s'il s'agit simplement du ton naturel de la personne, si elle passe simplement une mauvaise journée ou une journée stressante, ou si son attitude a quelque chose à voir avec le candidat.
ne pas précipiter le processus
Si vous effectuez la vérification de références par téléphone, veillez à prévoir suffisamment de temps pour poser toutes les questions. La dernière chose à faire est de bacler le processus de vérification de références. Si les personnes interrogées se sentent pressées, elles pourraient être réticentes à fournir des réponses complètes. Ces vérifications risquent alors de ne pas vous apporter les informations dont vous avez besoin.
Si vous utilisez le courrier électronique pour envoyer aux référents un formulaire à remplir, veillez à leur donner plusieurs jours pour le compléter et envoyez-leur un rappel amical, si nécessaire. La technologie de vérification automatisée des références peut accélérer le processus en permettant aux référents de fournir des commentaires sur le candidat à partir de n'importe quel appareil et en envoyant automatiquement des rappels. Cependant, vous devez toujours donner aux personnes de référence suffisamment de temps pour remplir ce formulaire.
ne pas interrompre le référent
Veillez à ne pas interrompre les personnes de référence pendant qu'elles parlent. Après tout, vous ne voulez pas empêcher une personne de fournir des informations précieuses sur le candidat. Posez plutôt votre question et donnez à la personne de référence le temps de rassembler ses idées et de répondre. Toutefois, il n'y a pas de mal à ramener la personne à son sujet si elle s'éloigne trop de la question initiale ou si elle commence à divulguer des informations privées sur le candidat qui n'ont rien à voir avec le poste à pourvoir. Si vous utilisez un logiciel de vérification des références en ligne, tel que Relevate Reference, vous n'avez pas à vous préoccuper de ce problème. Les référents peuvent prendre le temps de remplir le questionnaire en ligne au moment qui leur convient le mieux.
repérer les signaux d'alerte
Il existe quelques signaux d'alerte à surveiller lors de la vérification des références, par exemple:
- le candidat n'a pas prévenu la personne de référence de votre appel.
- la personne de référence ne peut pas répondre à des questions de base sur le candidat
- les informations professionnelles de base, telles que l'intitulé du poste et les fonctions, ne correspondent pas au curriculum vitae du candidat.
- la personne de référence déclare qu'elle n'est pas la bonne personne pour répondre aux questions.
Si vous effectuez une vérification de références en ligne, vous pouvez également être en mesure de détecter d'éventuelles références frauduleuses. Par exemple, la technologie Relevate Reference peut vous alerter si les référents utilisent le même appareil grâce au suivi IP.
Tous ces signaux d'alerte peuvent indiquer que le candidat a embelli certaines de ses compétences et expériences ou que la référence est peu crédible.
automatiser le processus de vérification de références
Si pour l’instant vous effectuez vos prises de références manuellement, sachez qu’il existe maintenant des logiciels de vérification de références en ligne. Grâce à cette technologie, vous pouvez envoyer aux référents un court formulaire en ligne qu'ils peuvent remplir à tout moment, en tout lieu et à partir de n'importe quel appareil. Cette technologie peut également vous alerter sur d'éventuels problèmes de fraude. Par exemple, si deux référents utilisent le même appareil pour remplir le questionnaire, l'outil peut détecter ce problème. N'oubliez pas non plus que vous pouvez toujours effectuer un appel de suivi pour obtenir plus d'informations si nécessaire.
Les solutions de vérification des références en ligne vous déchargent de cette tâche fastidieuse et automatisent l'ensemble du processus. Vous pouvez ainsi rationaliser l'ensemble de votre processus de vérification de références, en recueillant des informations de meilleure qualité en moins de temps et de manière sécurisée.