en quoi consiste le métier d'assistant administratif ?
En tant qu'assistant administratif, vous occupez un poste clé dans votre entreprise et votre rôle comporte plusieurs facettes : l'accueil du public, le secrétariat, la comptabilité et la gestion du personnel, entre autres. Vous devez donc être polyvalent.
quelle est votre mission en tant qu' assistant administratif ?
L'assistant administratif assure l'organisation d'un ou plusieurs services d'une société. Il reçoit les appels téléphoniques, réceptionne les commandes, accueille les visiteurs, répond aux clients et aux fournisseurs, planifie des rendez-vous ou réunions. Il s'occupe également du courrier et du suivi des dossiers : il envoie, trie, classe et archive. Selon la structure qui l'emploie, il peut aussi être amené à gérer l'administratif lié au personnel (paie, planning de congés…). Au sein d'une PME (petite et moyenne entreprise), il est en lien direct avec la direction et peut avoir à charge toute la partie administrative de la société. Dans un plus grand groupe, il peut se spécialiser dans des fonctions d'accueil, de secrétariat ou de comptabilité.
Le travail d'assistant administratif correspond à vos qualités rédactionnelles, votre aisance relationnelle, votre sens de l'organisation ainsi que votre réserve et votre discrétion professionnelle ? Découvrez quelles compétences et qualifications vous devez acquérir pour devenir assistant administratif.
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Un assistant administratif au Luxembourg gagne généralement entre 3010 EUR par mois (salaire social minimum qualifié au Luxembourg) et 4000 EUR bruts par mois.
Les rémunérations des assistants administratifs peuvent varier en fonction de l'expérience, des compétences et du secteur d'activité dans lequel ils travaillent.
Il est important de noter que ces chiffres représentent le salaire brut mensuel, et les salaires réels peuvent être sujets à des variations en fonction des avantages sociaux et des négociations salariales individuelles.
quels sont les facteurs qui déterminent le salaire au poste d' assistant administratif ?
Le salaire varie bien évidemment selon l'entreprise qui vous emploie. Le fait d'être bilingue peut le faire augmenter de façon notable, tout comme une spécialisation en droit. Dans la fonction publique, le salaire dépend de votre employeur (institutions, collectivités, ministères…), du fait que vous êtes contractuel ou fonctionnaire et de votre niveau d'études. Enfin, sachez que la rémunération d'un assistant administratif peut également être augmentée grâce à un 13e mois, des primes de résultats ou une épargne salariale, par exemple.
Dans un environnement multiculturel tel que le Luxembourg, la maîtrise de langues étrangères (anglais, allemand, luxembourgeois, néerlandais…) constitue un sérieux atout et peut avoir un impact significatif sur le salaire.
types de postes d’assistant administratif
Il existe différents types de postes d'assistant administratif, comme :
- assistant administratif et commercial qui est accessible aux personnes ayant suivi
- une formation commerciale
- assistant administratif qualité
- assistant administratif et comptable
- assistant en ressources humaines, qui s'occupe de la gestion globale du personnel
- assistant après-vente
- secrétaire administratif
- secrétaire d'administration scolaire et universitaire
- gestionnaire administratif
- assistant de manager
- office-manager
- secrétaire de direction
Les types de postes d'assistant administratif mentionnés ici sont des exemples, cette liste n’est pas exhaustive.
travailler en tant que assistant administratif
Vos missions et responsabilités en tant qu'assistant administratif diffèrent selon les besoins de votre employeur et de l'organisation interne de votre entreprise. Vous travaillez sous la responsabilité d'un ou plusieurs cadres et directeurs et jouez le rôle d'intermédiaire entre les dirigeants et les salariés de sa société en faisant circuler les décisions prises lors des réunions vers les uns et les autres. Apprenez-en plus sur le travail d'assistant administratif au quotidien, l’organisation du temps de travail et les perspectives de carrière.
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tâches et responsabilités
En tant qu'assistant administratif, vous avez des tâches diverses à effectuer. À noter que ces dernières peuvent différer de manière significative d'un établissement professionnel à un autre. Voici une liste non exhaustive de vos attributions :
- accueillir les clients, les fournisseurs ainsi que les autres visiteurs et les diriger dans les locaux
- planifier les rendez-vous des dirigeants et noter les messages
- s'occuper du courrier (tri, distribution, affranchissement et enregistrement) et gérer les e-mails
- réaliser des opérations comptables
- assurer la rédaction et la mise en forme des documents ainsi que leur suivi et leur classement
- organiser les déplacements du responsable et des membres de l'équipe
- contrôler l'état des stocks, définir les besoins enapprovisionnement et les commandes à passer
- se charger de l'actualisation des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de résultats, tableaux de bord…)
- assurer la rédaction et la mise en page de documents juridiques (jugements, procès-verbaux, contrats…)
- éventuellement, coordonner les tâches d'une équipe administrative
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cadre de travail
L'assistant administratif peut exercer son métier dans diverses structures : entreprises privées, établissements publics… Il peut même parfois officier depuis son domicile, en étant en relation avec ses interlocuteurs qui peuvent être son responsable, des clients, un comptable, le service des ressources humaines… Le travail se fait donc le plus souvent sur un écran et assis à un bureau, mais vous pouvez être amené à vous déplacer au sein de votre entreprise pour chercher un document urgent ou accompagner votre supérieur à l'extérieur.
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qui sont vos collègues ?
Selon votre employeur, vous pouvez avoir comme collègues des secrétaires de direction, des responsables commerciaux ou encore des comptables. Vous pouvez aussi travailler avec des cadres et d'autres spécialistes, comme des chefs d'entreprise.
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organisation du travail
Bien que le plus souvent réguliers, vos horaires d'assistant administratif peuvent varier d'une journée à l'autre et sont parfois matinaux, notamment lors de la préparation de réunions. Le rythme de travail est cependant de 40 heures par semaine, sur 5 jours. Vous êtes donc libre les week-ends et les jours fériés. Généralement, la journée de travail commence par la lecture des courriers (et parfois des e-mails) de votre directeur qu'il faut classer par ordre de priorité et archiver si nécessaire. Puis, vous assurez la gestion de son agenda en organisant les réunions et les rendez-vous. Vous rencontrez également votre supérieur plusieurs fois dans la journée afin de faire le point sur l'avancement de votre travail.
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perspectives d’évolution
Les perspectives professionnelles pour un assistant administratif sont diverses. Dans le secteur privé, suivant vos centres d'intérêt, vos aspirations et les possibilités de promotion de l'entreprise dans laquelle vous travaillez, vous pourrez évoluer vers un poste de secrétaire de direction, de secrétaire comptable, d'assistant commercial, d'administrateur des ventes, d'adjoint de direction ou d'assistant de direction. Si vous travaillez dans la fonction publique, vous pourrez gravir des échelons internes, ce qui vous permettra d'avoir de plus en plus de responsabilités et parfois de changer de service.
obtenir un poste d’assistant administratif avec randstad
En cherchant votre poste d'assistant administratif avec Randstad, vous profitez d’avantages intéressants, comme :
- une grande variété d’entreprises au sein desquelles travailler et des possibilités de développement
- un référent expérimenté pour vous aider en cas de besoin
- un éventail d’opportunités dans votre secteur
- une rémunération à la semaine ou au mois selon le poste
- des CDI, CDD et missions d’intérim
Vous aimeriez être embauché en CDI ? Dans de nombreux cas, travailler en intérim en tant qu'assistant administratif est une première étape qui fait office de tremplin vers l’obtention d’un contrat à durée indéterminée. De nombreuses entreprises recrutent également leurs employés en CDI par le biais de Randstad.
formation et compétences
Pour devenir assistant administratif au Luxembourg, il est essentiel d'acquérir les compétences et les qualifications appropriées pour soutenir efficacement les opérations administratives d'une entreprise ou d'une organisation. Le rôle de l'assistant administratif est crucial dans la gestion quotidienne des tâches administratives et organisationnelles. Voici les types de diplômes et de certificats requis pour devenir un assistant administratif au Luxembourg :
- diplôme ou certificat en Secrétariat ou en Administration : l'une des voies principales pour devenir un assistant administratif au Luxembourg est d'obtenir un diplôme en secrétariat ou en administration. Ce diplôme est généralement décerné par des écoles spécialisées ou des centres de formation et offre une formation complète dans les domaines de la communication professionnelle, de la gestion de documents, de la planification et de l'organisation. Il peut s’agir d’un BEP, CAP ou DAP dans le domaine tertiaire, d’un Bac (général ou technologique) complété par une formation de deux ans en études supérieures.
- formation en langues et communication : les compétences en langues sont particulièrement valorisées pour un assistant administratif au Luxembourg, étant donné que le pays est multilingue, avec le français, l'allemand et le luxembourgeois comme langues officielles. Une formation en langues, en communication professionnelle et en rédaction de documents officiels peut être un atout supplémentaire pour ce rôle.
- maîtrise des outils informatiques et bureautiques : une solide connaissance des logiciels bureautiques tels que Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) ainsi que des outils de gestion de données et de communication est généralement requise pour être un assistant administratif efficace au Luxembourg.
savoir-faire et compétences
Le poste d'assistant administratif nécessite diverses compétences et qualités :
- être à la fois polyvalent, organisé et avoir le sens des priorités pour pouvoir gérer une journée type
- favoriser l'écoute et la diplomatie pour entretenir des relations cordiales avec les différents interlocuteurs (dirigeants, salariés, clients, fournisseurs…)
- maîtriser des outils informatiques, notamment le Pack office : Word, Excel et PowerPoint
- avoir une expression, orale et écrite, irréprochable
- posséder un bon sens de l'accueil et une connaissance suffisante de ses modalités
- connaître les techniques de sténographie et de prise de notes ainsi que les méthodes de secrétariat
- maîtriser les règles d'affranchissement du courrier
- savoir utiliser les outils collaboratifs (réseau social d'entreprise, web conférence, planning partagé…)
- transmettre des informations fiables
- faire preuve de patience
- être en mesure de hiérarchiser les tâches urgentes, prioritaires ou importantes, notamment en cas de rattachement à plusieurs supérieurs, et respecter les échéances
- savoir organiser des déplacements des membres d'une équipe et de son responsable
- être capable de vérifier les stocks et d'évaluer les approvisionnements
- savoir passer des commandes
- avoir un bon esprit de synthèse
- être sensible à la déontologie et à la confidentialité des documents
- être capable de résoudre les problèmes et avoir une grande flexibilité opérationnelle
- selon les employeurs, connaître une ou plusieurs langues étrangères peut s'avérer nécessaire
FAQs
FAQ sur le métier d’assistant administratif
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quelles sont les tendances d'évolution de la profession d'assistant administratif ?
Les tendances d'évolution de ce métier sont à la spécialisation et à la professionnalisation. Les nouvelles technologies sont en plein développement ainsi que la dématérialisation des procédures. Il est donc conseillé de renforcer les compétences qui sont associées à ces facteurs d'évolution.
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quels sont les avantages et les inconvénients du métier d'assistant administratif ?
Les avantages de ce métier sont nombreux. Il s'agit d'une profession complète et enrichissante. Les perspectives d'évolution sont intéressantes et les horaires sont réguliers. Quant aux inconvénients, il est possible de citer le stress lié à la multiplicité des tâches et le faible salaire de départ.
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quelle est la différence entre une secrétaire et un assistant administratif ?
L'assistant administratif a plus de responsabilités qu'une secrétaire et il est souvent amené à superviser une équipe. Il a un profil qui est proche de celui d'un chef de projet alors que la secrétaire est plutôt un appui qui va aider l'assistant administratif dans l'exécution de ses tâches.
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quel est le matériel utilisé par l'assistant administratif ?
En tant qu'assistant administratif, il est nécessaire de savoir utiliser les logiciels et les outils bureautiques les plus courants. La maîtrise d'Internet et des messageries électroniques est également indispensable. Selon les spécificités de votre poste, vous utilisez des logiciels de gestion des ressources humaines ou de comptabilité.
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comment postuler à un poste d'assistant administratif ?
Pour postuler à un poste d'assistant administratif, c’est simple : créez un compte Randstad et parcourez les offres d’emploi dans votre secteur, puis envoyez-nous votre CV et votre lettre de motivation.
