Nicolas Schaefer, Payroll Manager chez Randstad Luxembourg, a récemment participé à une table ronde organisée par la Chambre de Commerce, sur le thème de l’externalisation des services RH. Il a exposé à des responsables RH de petites entreprises les avantages de cette démarche.
L’intérêt principal souvent évoqué résulte d’une constatation économique : pour une petite structure, il n’est pas envisageable d’assurer elle-même la gestion des salaires car cela génère des coûts trop importants. Mais l’externalisation des services RH ne se limite pas au seul calcul des rémunérations. Les services qui peuvent être proposés par les acteurs spécialisés peuvent être quasiment sans limite. Dans la plupart des cas, chaque client peut se voir proposer une offre différente en fonction de ses attentes et de ses besoins. A la différence des organismes fiduciaires qui proposent une offre de gestion comptable assortie d’un calcul des salaires, les acteurs spécialisés dans les RH n’ont pas pour objet de prendre en charge le bilan comptable et financier mais se proposent d’accompagner les entreprises tout au long des processus RH, de la sélection des candidats jusqu’au paiement des charges sociales et impôts, en passant bien-sûr également par le calcul des salaires.
Lorsque l’on parle d’externalisation des RH, il peut donc s’agir de recrutement, d’établissement de contrat de travail, de gestion de salaires, mais surtout de conseils RH. C’est ce dernier point qui selon Randstad offre le plus de valeur ajoutée à la décision d’externaliser ses RH. Le client peut en effet profiter d’une veille juridique et être ainsi informé rapidement des changements sociaux qui interviennent régulièrement. Il peut également profiter de conseils avisés, de la part d’une société qui possède une solide expérience en matière de droit du travail (par exemple concernant les modalités de licenciement, la possibilité d’invoquer ou non une faute grave, etc...).
Dans le cadre de la transition numérique, il peut s’avérer judicieux de se reposer sur les épaules d’un acteur spécialisé qui dispose déjà d’une expérience en matière d’envoi numérique des fiches de paie ou des contrats : cela fait aussi partie des Relations Humaines !
Une des craintes évoquées est celle de la perte de pouvoir du client. Elle est tout-à-fait compréhensible et c’est pourquoi il est important que le client conserve la liberté sur ses choix, que ce soit en matière d’embauche, de licenciement ou de politique RH de manière plus large. Externaliser ses RH signifie bénéficier d’une prise en charge, d’une assistance, de conseils, ou de tout cela à la fois. C’est une relation qui doit être envisagée à long terme pour prendre tout son sens et apporter un maximum de plus-value pour tous les acteurs : le client, ses salariés et le spécialiste RH.
Une des questions récurrentes est également de savoir à partir de quand peut-on externaliser tout ou partie de ses RH ? Il y a deux façons d’y répondre. La première, purement comptable, consiste à appréhender les frais fixes liés au calcul de la paie (achat d’un logiciel, coût de maintenance annuel de ce logiciel, embauche d’une personne qualifiée à même de calculer les salaires, etc…) pour déterminer le seuil au-delà duquel il devient moins cher de prendre en charge soi-même le calcul des salaires. La seconde approche est plus complexe et moins facile à trancher : il s’agit, au-delà de l’aspect purement financier, de prendre en compte la notion de risque, et également une gestion des charges à moyen et long terme, parfois dans le cadre de procédures imposées par un groupe. Beaucoup de sociétés seraient ainsi tout à fait capables d’assurer la gestion de leurs RH mais préfèrent faire appel à des acteurs spécialisés afin d’externaliser ces tâches et se consacrer à leur cœur de métier.